「毎月なにかの通信費が引き落とされているけれど、何の料金なのかはっきりしない」「前任者が契約したまま、契約書がどこにあるか分からない」。会社の通信契約は、一度契約するとふだん触ることが少ないため、時間が経つと中身を忘れてしまいがちです。担当者の交代や事務所の移転が重なると、なおさらです。
契約内容が分からないままだと、使っていない回線の料金を払い続けたり、見直しや解約をしようとしたときに「契約者が誰か」「どこに連絡すればいいか」から調べ直すことになります。
この記事では、通信契約の内容が分からなくなったときに、手がかりを集める → 一覧表にする → 契約先に確認する → 管理のしかたを決めるの順で整理する方法をまとめました。
まず全体像:会社にある通信契約はこれだけある
会社の通信契約は、携帯だけではありません。まずは「どんな種類の契約がありそうか」を知っておくと、探し漏れが減ります。
| 種類 | よくある例 | 手がかりになるもの |
|---|---|---|
| 携帯・スマホ | 社員に持たせている法人携帯、タブレット、データ通信専用の回線 | 請求書、端末そのもの |
| インターネット回線 | 光回線、ホームルーター、モバイル Wi-Fi | 請求書、ルーターやモデムのラベル |
| プロバイダ | 光回線とは別に契約しているインターネットの接続サービス | 請求書、口座の引き落とし明細 |
| 固定電話 | 代表番号、FAX 番号、クラウド型の電話 | 請求書、電話機・FAX の設定 |
| ドメイン・メール | 会社のホームページのアドレス、メールアドレス | 更新のお知らせメール、クレジットカードの明細 |
光回線とプロバイダのように、ひとつのサービスに見えて、実は請求が2か所から来ていることもあります。
手順1:手がかりを集める
契約書が見つからなくても、整理は始められます。いちばん確実な手がかりはお金の流れです。
- 請求書・利用明細:紙で届くもの、メールで届くもの、会員ページで見るものがあります。直近3か月分ほどを集めます
- 口座の引き落とし明細:通信会社や代理店の名前で、毎月同じくらいの金額が引き落とされているものを探します
- 法人クレジットカードの明細:ドメインやメール、クラウド型の電話は、カード払いになっていることがよくあります
- 機器のラベル:ルーターやモデム、電話機の裏や側面には、事業者名や問い合わせ先が書かれていることがあります
- 社内のメール:「ご契約内容のお知らせ」「更新のご案内」などの件名で検索すると、契約時の案内が見つかることがあります
手順2:一覧表にする
集めた手がかりを、1つの表にまとめます。表計算ソフトでも、紙でもかまいません。最初は分かるところだけ埋め、空欄は空欄のまま残しておきます。
一覧表に入れておきたい項目
- 種類(携帯、光回線、固定電話など)
- 契約先(通信会社、代理店)と問い合わせ先の電話番号
- 契約者の名義(会社名、代表者名、個人名など)
- 電話番号や契約番号(お客さま番号)
- 誰が・どこで使っているか
- 毎月の金額と支払い方法(口座、カード、請求書払い)
- 契約した時期と、更新・期間の条件
- 契約書類やログイン情報の保管場所
特に大事なのが契約者の名義です。会社名義のつもりが、設立前に代表者の個人名義で契約したままになっている、ということもあります。名義によって、手続きのときに必要な書類が変わります。
手順3:分からないところを契約先に確認する
一覧表の空欄は、契約先に問い合わせて埋めます。問い合わせの前に、次のものを手元に用意しておくと話が早く進みます。
- 請求書や明細に書かれている契約番号、または電話番号
- 契約者の名義と、登録されている住所
- 問い合わせる人の本人確認書類(運転免許証、マイナンバーカードなど)と、会社の社員であることが分かる名刺
確認しておきたいこと
- 契約している回線の数と、それぞれの電話番号
- 料金プランと、付いているオプション
- 契約期間の条件と、解約するときに費用がかかる条件があるか
- 端末代金の分割払いが残っていないか
法人向けには、契約内容や請求をウェブで確認できる管理ページを用意している通信会社も多くあります。ログイン情報が分からない場合は、再発行の方法もあわせて確認しておきます。
手順4:整理したあとに決めておくこと
一覧表ができたら、もう一度分からなくならないための決めごとをしておきます。
- 管理する人を決める:担当者を1人決め、担当が変わるときは一覧表を引き継ぐ
- 保管場所を決める:契約書類やログイン情報の置き場所を、一覧表に書いておく
- 見直しの時期を決める:年に1回、決算の前などに、一覧表と請求書を突き合わせる
- 使っていないものを洗い出す:使っている人がいない回線や、移転前の事務所の回線が残っていないかを確認する
使っていない契約が見つかったら、解約や見直しを検討します。ただし、解約の時期によって費用がかかることもあるため、手順3で確認した条件を見てから進めます。
よくある失敗と、その対策
- 請求書の合計だけを見て、中身を確認していなかった
→ 合計金額ではなく、回線ごと・サービスごとに一覧表に書き出す
- 前任者の個人のメールアドレスで契約していて、お知らせが届いていなかった
→ 登録しているメールアドレスを、会社の共有アドレスに変えておく
- 事務所を移転したあとも、旧事務所の回線が残っていた
→ 移転や退職のときに、一覧表を見て回線の行き先を決める
- よく分からないまま解約して、代表番号や FAX が使えなくなった
→ 解約する前に、その番号が何に使われているかを社内で確認する
通信契約の整理チェックリスト(コピーして使ってください)
- 直近3か月分の請求書・利用明細を集める
- 口座の引き落とし明細とクレジットカードの明細から、通信関係の支払いを探す
- ルーター・電話機などの機器のラベルを確認する
- 一覧表を作り、分かるところから埋める
- 空欄を契約先や代理店に問い合わせて埋める
- 契約者の名義、契約期間の条件、端末代の残りを確認する
- 管理する人、書類の保管場所、見直しの時期を決める
- 使っていない回線やサービスがないか確認する
まとめ
通信契約の内容が分からなくなっても、請求書や引き落とし明細から手がかりを集めれば、一つずつ整理できます。一覧表にしておくと、料金の見直しや解約、担当者の交代、事務所の移転のときに、調べ直す手間がなくなります。
セントラルビズでは、法人携帯や回線の契約内容の整理と見直しのご相談をお受けしています。「何の契約があるのか、まず全体を知りたい」という段階でも、お気軽にお問い合わせください。
セントラルビズは、愛知・岐阜南部・静岡中部・西部の企業を中心に980社以上の通信環境を見てきました。現在のご契約を無料で診断し、ムダのない形をご提案します。
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