会社を設立した直後は、登記、口座開設、税務署への届出と、やることが山積みです。そのなかで後回しになりがちなのが「通信」の準備です。ところが、携帯と回線は準備を始めてから使えるまでに時間がかかるものが多く、順番を間違えると「事務所は借りたのにネットが1か月使えない」ということが起きます。
この記事では、設立直後の会社が用意すべき通信を、着手する順番でまとめました。
まず全体像:必要なのはこの4つ
| 項目 | 用途 | 使えるまでの目安 |
|---|---|---|
| 法人携帯(スマホ) | 代表・社員の連絡手段。名刺に載せる番号 | 申込から数日〜2週間程度 |
| インターネット回線 | 事務所のネット。PC、複合機、Wi-Fi の土台 | 申込から2週間〜1か月以上(工事が必要な場合) |
| 固定電話番号 | 取引先・金融機関からの信用、各種登録用 | 数日〜2週間 |
| メールアドレス(独自ドメイン) | 会社名のメールアドレス。名刺・請求書に載せる | 即日〜数日 |
このうちいちばん時間がかかるのがインターネット回線です。事務所の契約が決まった時点で、真っ先に動くのが回線です。
順番1:インターネット回線は「事務所が決まったらすぐ」
光回線は、建物に設備が入っているかどうかで、使えるまでの期間が大きく変わります。
- 建物にすでに光の設備がある:比較的早く開通します
- 設備がない、または新築のテナント:工事の予約待ちが発生し、繁忙期(3〜4月)は1か月以上かかることもあります
申込前に確認しておくこと
- 事務所の住所と建物名(ビル名・部屋番号まで)
- 建物のオーナーや管理会社が、回線工事を許可しているか
- 入居日と、業務を始めたい日
順番2:法人携帯は「登記が完了したら」
法人名義で携帯を契約するには、会社が実在することを示す書類が必要です。登記が完了して、登記事項証明書(登記簿謄本)が取れる状態になってから申し込みます。
一般的に必要になるもの(キャリアや契約方法によって異なります)
- 登記事項証明書(発行から3か月以内など、期限の指定があるのが一般的です)
- 代表者印(会社の実印)
- 手続きする人(代表者または担当者)の本人確認書類(運転免許証、マイナンバーカードなど)
- 担当者が代表者でない場合は、在籍を確認できるもの(名刺など)。委任状は通常不要です
- 支払い用の法人口座、または法人クレジットカード
設立直後に決めておくと後で困らないこと
- 回線数:創業メンバー分だけでなく、半年以内に増える見込みの人数も伝えておくと、あとから同じ条件で追加しやすくなります
- 端末の持ち方:会社支給にするか、個人のスマホを業務に使うか(BYOD)。会社支給にすると、退職時の回線・データの扱いが明確になります
- 番号の引き継ぎ:代表者が個人で使っていた番号を法人名義に変える(名義変更)ことも可能です。名刺を作る前に決めておきます
順番3:固定電話番号とメールアドレス
固定電話番号は、取引先からの信用や、各種サービスの登録で求められることがまだ多くあります。今は事務所に電話機を置かず、スマホで固定番号の発着信ができるクラウド型の電話サービスも選べます。人数が少ないうちは、こちらのほうが初期費用と工事が少なく済みます。
メールアドレスは、`会社名.co.jp` や `会社名.jp` などの独自ドメインを取り、そのドメインでメールを作ります。フリーメールで名刺を作ってしまうと、あとで作り直しになるので、名刺の発注前に用意します。
よくある失敗と、その対策
- 回線の申込が遅れて、入居後にネットがない
→ 事務所の契約と同時に回線を申し込む。つなぎのホームルーターも検討する
- 個人名義の携帯を業務に使い続け、退職時に番号と連絡先が持ち出される
→ 業務用は法人名義にし、端末の管理ルールを最初に決める
- とりあえず契約したプランが会社の使い方に合っておらず、通信費が膨らむ
→ 設立から半年後に一度、利用状況と料金を見直す。この時点で回線数やプランを整える会社が多いです
準備リスト(コピーして使ってください)
- 事務所の住所・入居日を確定する
- インターネット回線を申し込む(工事の要否と開通予定日を確認)
- 登記事項証明書を取得し、代表者印と本人確認書類を用意する
- 法人携帯を申し込む(回線数、端末、番号の引き継ぎを決める)
- 固定電話番号を用意する(クラウド型も検討)
- 独自ドメインを取り、メールアドレスを作る
- 名刺・ウェブサイトに載せる電話番号とメールアドレスを確定する
- 設立から半年後に、通信費と契約内容を見直す
まとめ
設立直後の通信は、「回線 → 携帯 → 固定電話・メール」の順で動くと、待ち時間のロスが少なく済みます。必要書類や手続きはキャリアごとに違いがあり、一度で揃わずに二度手間になることもよくあります。
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